メールを送ったら【Returned mail: see transcript for details】と帰ってくる理由

IT

先日の夜「メールしようと思ったんだけど、何故か送れないよ」と知人から連絡があった。

彼曰く、私のメールアドレスに図面データを添付して送ったら以下のような文面のメールが返ってくるらしい。

 

文章だけのメールなら送れるんだが、データを添付すると送れないそうです。

一瞬、データ容量がデカすぎるんじゃないの?

と思ったんですけど、今まで普通に送信できていたサイズのファイルだと言うんですね。

 

おかしい・・・

 

あなたもこのような事態で困っていませんか?

実は原因はメールサーバーの容量オーバーにあったりするのです。

メールサーバーの容量は有限です

今回のメールが送れないという問題を解決するための方法として、結論から言うとメールサーバーに溜まった不要なメールを削除すればよいだけなんです。

 

例えば、うちのメールサーバーはさくらインターネット を使っています。

さくらインターネットのサーバーコントロールパネルにアクセスしてメールアドレス毎の設定を開くと、メールサーバーの容量を知ることができます。

メールを受け取れなくなっていた当時、私の場合は200MBあった容量が199.8MBまで使用されていたんです。

なので、データを添付してもらったメールを受け取れなかったんですね。

 

ソッコーで不要なメールをサーバーから一括削除したら、今まで通りメールを受け取れるようになりました。

 

レンタルサーバーを利用している人は、ご自身が契約しているサーバーのサーバーコントロールにアクセスして処理してください。

Gmail とか Yahooメールなどの場合は、ログインして容量を確認してみてください。

Gmailだったらメール一覧の一番下に15GB中、今どれくらい使用しているかが表示されていますし、Yahooメールなら右上に10GB中どれくらい使用しているかが表示されています。

 

残り容量が少ない場合は、不要なメールが溜まりまくっていないか調べて消去してください。

なお、Gmailの場合はメールだけでなくその他のgoogleサービスでも使うgoogleドライブに15GBという容量制限があるので、メール以外のデータが大量に占めていないかチェックしてください。

メールサーバーの容量がオーバーしないようにするための対策

基本的にはメールサーバーにメールを残さないようにすることがセオリーです。

でも、メールソフトを初期設定のまま使っている場合、送受信したメールをサーバーに残す設定になっていたりします。

 

なのでメールソフトの設定でサーバーにメールを残さないように設定しましょう。

例えば、Outlookの場合は「ファイル(画面左上にボタンがあります)」をクリックして、「アカウントの設定」をクリックします。

 

使用しているアカウントをダブルクリックして「詳細設定(M)…」をクリックする。

 

インターネット電子メール設定の窓が開くので、「詳細設定」から「サーバーから削除する(R)」というところをチェック、「[削除済みアイテム]から削除されたら、サーバーから削除(M)」もチェックしておきます。

何日後にサーバーから削除するかは、日々のメールの受信量から決めてください。

30日とか60日だと、サーバーにどんどんメールが溜まっていきますので要注意です。

特に仕事で使うメールが多い人はね。

 

この設定はApple mailとかOutlookなどのメールソフトを使っている人がする設定です。

どういうことかというと、Apple mailやOutlookなどは受信したメールを末端に保存するPOPと呼ばれる仕組みになっています。

なので、サーバーに受信メールのコピーを置くという指示をしていなければ、サーバーにメールが溜まることはありません。

 

裏を返せばオフライン(インターネットにつながっていない状態)でもメールソフトの中にあるメールを見ることはできます。

でも、サーバーにメールを残さないということは、末端が壊れたりしたら一瞬で全てのメールが消失してしまうということでもあります。

 

Outlookの場合、「サーバーにメッセージのコピーを置く(L)」のチェックを外すとサーバーにメールが溜まって容量オーバーになる心配はなくなります。

でも、私はもしものことがあると困るので一応は残すようにして、メールソフト上で不要になったメールを削除してからサーバーのメールも削除されるようにしています。

(まぁ、チェックを外してもいいけどね)

 

 

一方でGmailやYahooメールはすべてサーバーにメールを残す仕組みになっており、末端にメールを残す仕組みになっていません。

なので末端がインターネットにつながっていないと、今まで受信したメールもすべて見ることができません。

 

これはIMAPという仕組みであり、サーバーにアクセスしてメールを見ているということになります。

メリットとしては末端が壊れたり、違う末端からでもログインさえできればメールは見れるということです。

 

これらのメールを利用する場合は、定期的に不要なメールは削除するようにしましょう。

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まとめ

もしも誰かにメールを送って【Returned mail: see transcript for details】と返ってきたら、それは相手のメールサーバーが容量オーバーしている可能性が大きいです。

その場合、相手にサーバー容量がいっぱいになっているんじゃないですか?と連絡してあげましょう。

 

相手のメールアドレスがGmailやYahooメールのアドレスならば、メールの受信ボックスから不要なメールを削除して容量を開けるようにアドバイスし、そうでない場合はサーバーにアクセスして不要なメールを削除すると同時に、メールソフトの設定でサーバーにメールを残さないようにするよう教えてあげてください。

 

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